Üzleti kultúra és meglepetések // Business culture and surprises

A mai globális világban nem könnyű feladat, hogy földrajzi határokat átszelve, különböző kulturális és szociális hátterek között olyan jól működő kapcsolatot létesítsünk, ami mindkét fél részéről bizalmat és nyitott kommunikációt eredményez.  Minden új kapcsolatban mi a kezdetnél vagyunk (lehet, hogy a kapcsolat már régóta fennáll), ezért meg kell értenünk, hogy mi a kapcsolat állapota, a partner mely országban található és mik a kultúrális különbségek.   Egy nagyon jó linket kaptam a mentoromtól nemrég:

http://www.worldbusinessculture.com/index.html

Nem lehet azonban 100%-ban felkészülni a való élet hozta szituációkra.  Az első Japán utam előtt hosszan tanulmányoztam az országot, a japán hagyományokat és üzleti etikettet.  Az út alatt kínosan figyeltem a ‘szabályokra’, hogy két kézzel adjam a névjegykártyát, tiszteletet mutattam és többször elismételtem a fontos adatokat, hogy meggyőződjek róla, megértették, követtem az öltözékre vonatkozó előírásokat stb.  Volt egy tárgyalásunk japán partnerekkel, a céget az értélesítési kollégák, értékesítési igazgatók, gyártási vezető, diviziós igazgató és gyárigazgató képviselt, összesen 10 fő.  Mi 3 fővel képviseltettük magunkat: beszerzési igazgató, stratégiai vezető és én (hölgy), tíz a három ellen (1. meglepetés).  A meeting alatt volt egy pillanat, amikor nem tudtunk további engedményeket elérni és felvetettem egy olyan megoldást, mely segített folytatni a tárgyalást, de elkövettem egy nagy hibát.  Közvetlenül a japán gyárigazgatóhoz intéztem szavaimat, amivel megsértettem a hagyományt, mivel pozíciómhoz képest jóval magasabb pozícióban lévőhöz szóltam.  A helyes út az lett volna, ha a manageremmel közlöm a javaslatot és azt ő vitatja meg a japán gyárigazgatóval.    A megbeszélés további részében udvariasan kerülték a velem való kommunikációt (2. meglepetés).  Sokat tanultam az esetből.

A végére egy vicces sztori, még mindig Japánból.  Késő éjszaka próbáltam taxit fogni egy forgalmas úton, egyedül.  Csak fehér színű taxikat láttam.  30 perc várakozás és sikertelen próbálkozás után, végre akadt egy sofőr, aki hajlandó volt megállni.  Meglehetősen mogorva volt, nem szólt hozzám és rám se nézett.  Miután elindult, eszembe jutott, hogy hitelkártyával akarok fizetni.  Abban a pillanatban lefékezett a sofőr az út közepén, kinyitotta az automata ajtót, majd kiabálva kizavart a taxiból.  Az úttest közepén.  Akkor már éjjel 11 óra volt.  200 métert gyalogoltam egy másik utcához, remélve, hogy több sikerrel fogok járni.  20 perc további várakozás után végre felvett egy sofőr, aki elvitt a hotelig.  Zöld színű taxit vezetett és meglepődésemre, elég jól beszélt angolul (nem annyira jellemző a taxisokra). Eléggé le voltam törve, elpanaszoltam neki a tortúrát, amin keresztül mentem.  Természetesen azonnal felvilágosított, mi volt ennek az oka.  Tokióban minden taxi társaságnak egy bizonyos színű autói vannak (zöld, sárga, piros, fehér stb).  A fehét színű taxik egy hagyományos japán cég tulajdonában vannak, ahol a sofőrök azért nem vettek fel, mert az egyedülálló nővel még véletlenül sem akartak kompromittálva lenni, ez nem fért bele a cég elveibe.  Azt is megtudtam, hogy hitelkártyával fizetni nem tanácsos, különösen nem éjszaka.  Elmesélte, hogy ő egy haladó társaság alkalmazottja, náluk hasonló helyzetek nem okoznak problémát.  Ezeket a szabályokat senki sem olvashatja egy könyvben sem :)

In today's globally integrated economy not an easy mission to collaborate across geographic borders, different cultures and social boundaries, build great relationships which enables both sides to collaborate by trust and open communication.  As individuals, in every relationship, we are at the start (may relationship has been established long before our involvement).  We must understand at the time we are entering the relationship, what the current state is, where the partner and the sites are located, what are the cultural differences.  I have received a very good link from my mentor, good to learn the business basics of few countries:

http://www.worldbusinessculture.com/index.html

However, nobody can be 100% prepared for real life situations.  Prior my first trip to Japan, I spent hours reading books about Japan, the tradition and business ethics.  During my trip, I presented and received the business cards with two hands, showed respect, went over the same point several times – made sure, partners understood the situation, followed dress code etc.  We had a negotiation meeting with our Japanese partners and the company was represented by key sales contacts, sales managers, manufacturing director, division director and plant manager, altogether 10 people.  Our team was represented by a procurement director, a council strategy manager and myself (woman): 10 vs. 3 (surprise 1 )  In a critical situation we could not reach further improvement and I came up with a solution which helped to continue the discussions, but I made a mistake.  I addressed my business solution directly to the Japanese plant manager.  I did offend them, as I talked to a higher level Japanese from my level.  It would have been better to address the new approach to my manager and let my manager to discuss with the Japanese plant manager.  The last part of the meeting I was politely ignored (surprise 2).  Lessons learned.

At last, a funny story, still from Japan.  Late night, I tried to catch a taxi, alone.  I saw only white color taxis on the street.  After 30 minutes I got a taxi, with a morose driver, who did not look at me.  After few meters, I asked for the opportunity to pay with credit card. The driver stopped the car in the middle of the street immediately and I had to leave the car.  He was very angry at me.  The time was 11 o’clock late night, I walked 200 meter to another main street and hoped more success. I had to wait additional 20 minutes for a taxi driver, who finally drove me to my hotel.  The guy had a green taxi and spoke English (it was a surprise).  I was complaining of my situation.  He told me, in Tokyo there are several taxi companies and each company has its own color cars (red, green, yellow, white etc.) and the traditional taxi companies (white and yellow colored) won’t pickup women in the night to avoid compromise and late evening it is strongly recommended to pay only with cash.  He was an employee of a developing company and had no issues to transport women who travel alone.  You cannot read these rules in books :)